Sourcing-Trichter: Vom RFI zur Auswahl

Wer IT-Leistungen erstmals auslagert, steht vor einem Markt mit dutzenden möglichen Anbietern. Ohne strukturiertes Vorgehen wird daraus schnell ein Bauchgefühl-Verfahren – und das hält selten dem ersten Wirtschaftsprüfer-Blick stand.

Warum überhaupt ein Trichter?

Ein gutes Sourcing-Verfahren reduziert die Komplexität schrittweise. Erst die Marktbreite verstehen, dann die ernsthaften Kandidaten ausarbeiten, am Ende mit zwei oder drei Anbietern in die Tiefe gehen. Wer direkt mit drei Wunsch-Kandidaten startet, übersieht oft, was der Markt sonst noch hergibt.

Die fünf Stufen, die sich bewährt haben

Marktansprache (RFI): Eine Long-List von 8 bis 15 Anbietern bekommt eine knappe Anfrage mit den wesentlichen Mengengerüsten und einer ersten Fragebatterie. Ziel: Eignung und grundsätzliche Bereitschaft klären.

Erste Indikation: Wer auf den RFI sinnvoll antwortet, bekommt einen detaillierteren Auftritt – Leistungskatalog, erste Preisindikation, Referenzen. Das ist noch kein verbindliches Angebot, aber genug, um eine Shortlist zu bauen.

Shortlist und Workshops: Drei Anbieter, in Einzelterminen, mit gemeinsamer Erarbeitung der Ziellandschaft. Jetzt zeigt sich, wer technische Tiefe hat und wer von Vertrieb getrieben ist.

Bindendes Angebot: Auf Basis der Workshop-Ergebnisse bekommen die Anbieter eine präzise Anfrage und liefern verbindliche Angebote mit fester Preisstruktur, klaren Service-Level-Agreements und Transitionsplan.

Bewertung und Empfehlung: Eine gewichtete Nutzwertanalyse macht die Entscheidung nachvollziehbar – auch gegenüber Aufsichtsrat oder Wirtschaftsprüfer.

Was im Vorfeld erledigt sein muss

Ein Sourcing-Verfahren beginnt nicht mit dem RFI, sondern mit der Bereinigung des eigenen Mengengerüsts. Wer historisch gewachsene Über-Dimensionierung mitschickt, lagert die Ineffizienz mit aus. Erst die Mengen kritisch hinterfragen, dann den Markt fragen.

Wann sich der Aufwand lohnt

Für einzelne Cloud-Dienste oder kleine Einzelaufträge ist ein vollständiger Trichter überdimensioniert. Aber sobald die jährliche Vertragssumme in den sechs- oder siebenstelligen Bereich geht, lohnt sich die strukturierte Vorgehensweise. Allein die Vergleichbarkeit der Angebote ist im Streitfall Gold wert.